Field Properties (Sifat Medan)

Sifat medan adalah satu lagi fungsi yang terdapat pada paparan jadual Microsoft Access di 'Design view' . Fungsinya adalah untuk menjelaskan lagi data type (jenis data) . Ia mengawal, memasukkan data dengan cepat dan memudahkan pengguna.

Sifat medan adalah satu lagi fungsi yang terdapat pada paparan jadual MS access di 'Design View'. Fungsinya adalah untuk  menetapkan ciri-ciri bidang tambahan pada jadual dan mengawal saiz medan teks, number,date/time dan sebagainya dengan menetapkan data type.

senarai field properties (sifat medan)

Sifat Medan (field properties)	Keterangan
Format	Determines the way that the field appears when it is displayed or printed in datasheets or in forms or reports that are bound to the field. You can use any valid number format. In most cases, you should set the Format value to Currency.
Caption	The label text that is displayed for this field by default in forms, reports, and queries. If this property is empty, the name of the field is used. Any text string is allowed.
field size	Determines the amount of space that is allocated for each value. For AutoNumber fields, only two values are allowed.
Decimal places	Specifies the number of decimal places to use when displaying numbers.
Input mask	Displays editing characters to guide data entry. For example, an input mask might display a dollar sign ($) at the beginning of the field.
Default value	Automatically assigns the specified value to this field when a new record is added.
validation rule	Supplies an expression that must be true whenever you add or change the value in this field. Use in conjunction with the Validation Text property.
validation text	Enter a message to display when a value that is entered violates the expression in the Validation Rule property.
text align	Specifies the default alignment of text within a control.
smart tags	Attaches a smart tag to the field.
Required	Requires that data be entered in the field.
Indexed	Specifies whether the field has an index.

Kunci Prime Dan Kunci Asing

Di dalam pankalan data< terdapat kunci prime dan kunci asing yang mana nilainya adalah unik dan mesti diisi(tidak boleh tinggalkan kosong).Setiap jadual mesti mempunyai minimumsatu kunci prime

KUNCI PRIME

• Kunci prime adalah medan yang unik mewakili setiap rekod dalam baris sesebuah jadual. Kekunci ini tidak boleh memiliki nilai null.
• Dalam setiap jadual di pangkalan data mesti memiliki sekurang-kurangnya satu kunci prime. Pemilihan kunci prime adalah bergantung kepada kesesuaian dan keunikan nilainya dengan medan-medan lain
• Kunci prime juga boleh diberikan secara automatic oleh perisian DBMS.
• Kunci prime juga boleh dicipta sendiri oleh pengaturcara. Antara yang sering digunakan adalah seperti nombor kad pengenalan kerana ia adalah unik (tak akan ada no kad pengenalan yang sama antara dua orang) ataupun nombor surat beranak,nombor pasport, nombor pelajar ataupun nombor pekerja.

KUNCI ASING

• Kunci asing adalah salah satu medan dalam jadual pertama yang dijadikan kunci prime, yang berada di dalam jadual kedua atau pada jadual lain. Kunci asing boleh digunakan untuk jadual rujukan silang.
• Setiap nilai kunci asing mestilah berpadanan dengan nilai kunci primer dalam hubungan yang dirujukkannya. Nilai kunci asingboleh berulang-ulang.

KEPENTINGAN KUNCI PRIMER

• Memastikan setiap rekod lama yang disimpan tidak bertindih dengan rekod baru.
• Memberikan identity yang unik bagi setiap rekod yang disimpan di dalam pangkalan data.
• Menjadikan data yang disimpan adalah utuh kerana setiap rekodnya mempunyai satu nilai yang unik sebagai pengenalan diri.
• Mengelakkan daripada rekod yang sama berulang-ulang disimpan di dalam pangkalan data. Ini seterusnya dapat menjimatkan ruangan storan computer.
• Memudahkan proses carian dan capaian ke atas rekod. Rekod yang hendak dicari boleh dicapai dengan membuat carian dengan menggunakan kata kunci ke atas kunci primer.

Jenis Data / Data Type	Keterangan
AutoNumber	Autonumber adalah sejenis data yang digunakan dalam Jadual Microsoft Access untuk menjana kaunter bernombor secara automatic.
Currency	Data yang mewakili nombor mata wang.
Date/Time	Data yang mewakili masa dan tarikh.
Hyperlink	Sebuah link dari fail hiperteks atau dokumen ke lokasi yang lain atau fail, biasanya diaktifkan dengan klik pada perkataan yang diterangkan atau imej pada skrin.
Memo	Menyimpan 1 blok task yang lebih dari 255 perkataan panjang task diformat.
Number	Data yang dipaparkan sebagai nombor.
OLE Object	Melampirkan objek OLE seperti spreadsheet, Microsoft Office dan Excel.
Text	Data yang dipaparkan sebagai text.
Yes/No	Untuk menyimpan nilai booleon.

Mengenal pasti attribute (field), row (record), relation (file/table) berdasarkan keperluan standard.  

Terminology data

TERMINOLOGI / ISTILAH	KETERANGAN
Database	Database adalah koleksi maklumat yang disusun mengikut jenis kandungan.
Tables	Tables adalah satu set  yang dianjurkan  elemen data menggunakan model tiang  tegak dan baris mendatar.
Field names	Field name mengenal pasti field didalam rekod database.
Field	Field adalah satu ruang yang diberikan untuk item tertentu seperti maklumat atau data.
Records	Rekod adalah terdiri daripada field, setiap yang mengandungi satu item maklumat.
Cells	Cells ialah sebuah kotak yang membolehkan kemasukan data.
Data	Data adalah satu set nilai bagi pembolehubah kualitatif atau kuantitatif.
Objects	Objects adalah struktur data yang digunakan untuk sama ada menyimpan atau data rujukan.

Maklumat diri saya

Biodata diri saya

Ø  Nama : Muhammad Syarifuddin Bin Nizam

Ø  Umur  : 16 Tahun

Ø  Tarikh Lahir : 18/12/2014

Ø  Tempat Lahir : Sungai Pertani, Kedah

Ø  Sekolah : Kolej Vokasional Kuala Selangor

Ø  Sekolah Lama : Smk Ttdi Jaya

Ø  Hobi : Bermain Badminton

Ø  Nama Bapa : Nizam Bin Zakaria

Ø  Pekerjaan : Usahawan

Ø  Nama Ibu : Noraida Bin Ahmad Jusoh

Ø  Pekerjaan : Suri Rumah

kebaikan dan Kelemahan Pangkalan data

Kebaikan Pangkalan Data

• Kawalan terhadap data lewah kerana kebanyakan data disimpan di satu lokasi
• Keselarasan data yang lebih tinggi apabila kawalan terhadap data lewah dilaksanakan
• lebih maklumat dapat dijana daripada jumlah data yang sama
• perkongsian data di antara individu atau jabatan tinggi kerana data yang dipunyai oleh organisasi bukan individu atau jabatan tertentu
• keselamatan yang lebih baik seperti penggunaan kata laluan atau penyulitan
• penambahan kawalan serempak
• khidmat baikpulih dan sokongan yang lebih baik

Kelemahan

• Kekompleksan proses pembangunan akan memberi kesan kepada prestasi sistem
• saiz DBMS agak besar dan melibatkan storan yang banyak
• kos peralihan dan lariansama ada dari sistem manual atau sistem fail biasa kepada sistem pangkalan data yang tinggi
• kesan kegagalan lebih tinggi kerana pengguna dan aplikasi amat bergantung kepada DBMS

Conceptual Database Design Components

~ Antity : an “object” about which data is collected ;it may be a person , place , event , actual physical object , or simply a concept .

·         Instance : an individual occurrence of an entity .

·          External entity : an entity used to exchange data , but which is not stored in the database

~ Attribute : a unit fact about a particular entity : the fact should be atomic (indivisible)

~ Relationship : an association among entities ( see Relationships section below )

~ Business rule : a policy , procedure , or a standard that an organizations used and which dictates certain control on the data ; often implemented in databases as constraints .

Relationship

~ Maximum cardinality : the maximum number of instances one entity can be associated with

~ Minimum cardinality : the minimum number of instances one entity can be associated with

~ ransferable : a relationship is transferable if the parent may change over time

~ one-to-one

·         Conditional in one direction : means that a correspondingrecord may or not be found on the optional side of the relationship.

·          Conditional in both directions : means that corresponding records may or not be found on both sides of the relationship.

·         Mandatory in one direction : means that a corresponding record must exist on the mandatory sied of the relationship.

~ one-to-many : indicates that a record in on etable may be related to many ( usually 0+ ) records in another table .

~ Many-to-many : this can be thought of as a one-to-many relationship that goes in both directions; many-to-many relationships are not natively supported in relational databases , but ther ways to convert them into something that can be handled

~ Intersection data : data that is associated with two related entities in a many-to-many relationship , and which only  makes sense when asociated with both related entities; intersection data can be placed ( mapped ) into a saparate table to help relational database handle to many-to-many relationship .

~ Recursive : refers to relationships between instances of the same entity type .

ERDs ( Entity – Relationship Diagrams )

·         Graphical data model

·         Entities are represented by rectangles

·         Unique identifier (primary key ) located in rectangle at top of the entity rectangle it is a unique identifier for

·         RELATIONSHIPS

·         ZERO OR ONE

·         EXACTLY ONE

·         ONE OR MORE

·         ZERO OR MORE

~ Business rules are not usually included in the ERD graphic , but are often included as text attachments.

Logical Database Design Components

~ Table: a 2-D logical structure like a grid where each row contains attributes about a single instance of the entity type the table represents , and each column represents a particular attribute .

Ø  Entities are sometimes split into tables .

Ø  Different entities are sometimes merged into a single table ( rare ) .

Ø  Entities are usually named using a plural , while tables are named in the singular.

Ø  Different DBMSs and organizations have different naming standards , but assume that mixed case and spaces within names can couse conversion problems later , and that underscores are useful for separating words within a name

~ COLUMN : the smallest named unit of data in a database

Ø  Columns must be given a data type.

Ø  Data types help the database store data efficiently.

Ø  Data types restrict attribute values to the correct data type and provides a set of behaviors consistents with the specified data type (such as addition , subtraction , etc , for numbers )

Ø  Unfortunately , different vendors support differing zoos of data types .

~ CONSTRAINTS : rules the restrict allowable data values

·         Primary key : one or more columns that uniquely identify a particular row in a table

o   The constraint is that duplicate values are not allowed in the primary key column(s) of a table.

o   Primary key are usually implemented as an index

o   An index speeds up searches

·         Foreign key : a field on the many-side side of a one-to-many relationship that uniquely identifies one row in another table ( usually by using the primary key in the latter table )

·         Referential constraints :

o   Can check for parent record when inserting new child record ( using the child record’s foreign key to check for a matching parent record )

o   Don’t allow modification of child record’s foreign key if the new value is not represented by an instance in the parent table .

o   Can delete all matching child record when a parent record is deleted .

·         Intergrity constraints : used to make sure field ( attribute ) values that are invalid are not allowed.

o   May check for a range of values , or specific valid values

o   May check for NOT NULL

·         TRIGGERS : a trigger is a program stored in the database that runs when a specific event happens . Triggers can be used to validate data ( among other things )

·         Surrogate key : a key used to replace what would be a natural key for an entity

·         Views : refers to the way different user may see the same database differently

o   Views are stored queries ( virtual tables )

o   Views can hide columns ( cleaner , more secure )

o   Views can hide table ( cleaner , more secure )

o   Views can hide complex operations such as joins

o   Views may improve query performance